ルールを策定する

オフィス

作成保存から廃棄まで

会社においては、多くの文書が作成されます。最近は紙の文書が少なくなっていますが、コンピュータ上で作成、監理される文書が多くなっています。それぞれの書類の中には機密性の高い機密文書もあれば、特に管理に重要な意識を持たなくても良いものもあります。社内文書だからと言って同じ処理をしていると、監理の必要のない文書にコストをかけることになり無駄が発生します。機密文書とその他の文書の処理は分けて取り扱う必要があります。まずは、機密文書の処理に関するルールを策定しておきましょう。誰が作成した文書が該当するのか、どんな内容が書かれているものが該当するのかなどを決めておきます。それらの条件に該当すれば、一般の文書とは異なる方法で作成や保存、廃棄までを行います。基準がないと、その後どう処理してよいかわからなくなるためです。役員クラスから新入社員まで、取り扱う可能性のある人すべてがきちんと手続きできるようなルールを決めておきましょう。実際に作成、保存、廃棄をするときの方法を決めておきます。作成の時は、一定の人の承認などを経るなどです。個人で勝手に作成して、勝手にフォルダに保存したりメールで社外に送らないようにしないといけません。一旦機密文書と判断されれば、一定のセキュリティのかかったフォルダに保存したり、金庫などに保存をします。パソコン上のファイルでも紙の書類でも廃棄をするときがあります。また、自分達で処理をする以外にも専門の業者に依頼することで、機密文書を処理することができます。会社で処分できない場合や仕事の効率を円滑に進みたい場合などは、プロの専門業者に依頼するとよいでしょう。